Access untuk Aplikasi Database (Sederhana) Perkantoran

Aplikasi Microsoft Office secara nyata banyak dipergunakan oleh organisasi dan kantor di Indonesia. Pada masa ini, barangkali sangat jarang ditemui pegawai yang tidak pernah mendengar -- jika tidak memanfaatkan -- dua aplikasi dendengkot perkantoran, yaitu Microsoft Excel dan Word. Kali ini saya hendak membagi pengalaman penggunaan aplikasi database dengan Microsoft Access di organisasi tempat saya bekerja.

Microsoft Acces atau juga dikenal dengan Access saja, merupakan bagian dari kumpulan (suite) aplikasi perkantoran Microsoft Office yang dirancang untuk digunakan dalam mengelola database. Pada dasarnya, konsep database (dalam hal ini Access) mirip dengan spreadsheet (Excel), di mana data disimpan ke dalam tabel-tabel yang terdiri atas baris dan kolom. Perbedaan yang prinsip adalah database dioptimalkan untuk penyimpanan data yang sistematik untuk kemudahan penyimpanan dan pencarian data seperti penyimpanan data pegawai, misalnya. Sedangkan spreadsheet lebih optimal digunakan untuk penghitungan angka-angka dalam tabel seperti dalam perhitungan akuntansi.

Di kantor tempat saya bekerja, Access dipergunakan untuk mengelola data kepegawaian, mulai dari kenaikan pangkat, mutasi pegawai, pensiun, dan lain-lain. Sistem aplikasi kepegawaian ini dibangun sendiri dengan cara bertahap sejak tahun 2006, dimulai dengan data awal hasil dari PUPNS yang dilakukan oleh BKN Pusat pada tahun 2003. Data tersebut sangat membantu terbangunnya sistem aplikasi kepegawaian ini.

Dibandingkan dengan aplikasi/sistem jadi yang ditawarkan oleh pihak ketiga ataupun konsultan, sistem kami cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan informasi kepegawaian dalam organisasi. Pada sistem yang dibangun pihak ketiga, pengguna bisa jadi menemui kendala dalam memodifikasi output data yang disajikan sebagai informasi tanpa bantuan developer sistem karena sistem tersebut (terutama yang pernah ditawarkan pada kami) merupakan aplikasi jadi (ter-compile) tanpa source code program, sehingga pengguna harus menghubungi developer untuk mengubah sebuah fitur.

Dengan membangun sistem sendiri dengan Access, kami bisa mengetahui bagaimana sistem tersebut bekerja dan belajar bagaimana menambah fitur-fitur sesuai kebutuhan. Access memungkinkan kami mengupdate, mengambil, dan menghapus data dengan query secara fleksibel untuk kemudian menampilkannya dengan built-in report, mengekspornya ke dalam file Excel, atau menerapkannya dalam mail-merge Word. Meskipun belum sepenuhnya proses bisa kami otomatisasi, keberadaan aplikasi ini sangat membantu kerja kami. Bahkan, berkat sistem yang mudah-dimodifikasi, teman-teman di kantor pun berangsur-angsur memahami penggunaan query untuk mengambil, mengupdate, maupun menghapus data. Menurut saya itu adalah suatu hal yang sulit ditemui jika kita menggunakan aplikasi yang sudah jadi, dimana pengguna mau tidak mau harus memakai fitur yang sudah disediakan. Jika fitur tersebut tidak ada maka kemungkinannya adalah memanggil developer untuk menambahkannya atau melakukannya secara manual/dengan aplikasi lain.

Memang dalam beberapa hal penggunaan Access mempunyai kelemahan seperti misalnya dalam hal keamanan, namun dalam penggunaan internal organisasi keadaan ini masih bisa diterima dengan memberlakukan pembatasan terhadap akses komputer dan jaringan. Di luar hal-hal tersebut, pemanfaatan Access benar-benar telah membantu kelancaran pengelolaan data kepegawaian pada kantor kami.