Perbedaan antara Database dengan Spreadsheet

Di dalam tulisan saya yang lalu telah saya singgung sedikit mengenai perbedaan antara database dengan spreadsheet. Sebenarnya tabel dalam spreadsheet adalah sebuah dasar database, meskipun dalam banyak kasus penggunaan spreadsheet sebagai pengganti database tidak disarankan. Di antaranya adalah jika:

1. Anda mengelola tabel dengan jumlah data yang cukup besar,
2. data dimaksudkan untuk penggunaan jangka panjang,
3. informasi yang disimpan seringkali berubah,
4. Anda bermaksud untuk membuat laporan yang bervariasi berdasarkan data yang dikelola.

Penggunaan spreadsheet untuk kebutuhan penyimpanan data dalam prakteknya akan membuat pengelolaan data menjadi susah. Data pada spreadsheet disimpan dalam bentuk sekuensial (berurutan) dan tidak mendukung relasi antar tabel, sehingga akan menimbulkan redundansi data. Contohnya adalah pada tabel spreadsheet Data Pegawai berikut ini:

Data Pegawai
Nama	Unit Kerja	Telepon Kantor
Amir	Kepegawaian	123456789
Budi	Keuangan	234523452
Iwan	Keuangan	234523452
Joko	Kepegawaian	123456789

Bisa dilihat bahwa data pada kolom Unit Kerja dan Telepon Kantor selalu berulang menurut tempat dimana pegawai tersebut bertugas. Pengulangan ini merupakan redundansi yang tidak diperlukan, disamping merepotkan pada waktu mengisikan data, juga membuka kemungkinan terjadinya kesalahan penulisan sehingga data tidak konsisten (pada kolom Unit Kerja dan Telepon Kantor). Bayangkan jika data yang harus dimasukkan berjumlah ribuan baris yang terdiri dari puluhan kolom.


Dengan konsep relasi pada database, tabel tersebut bisa dinormalisasi dengan memecahnya menjadi dua tabel yang berhubungan:

Data Pegawai
Nama	Kode Unit Kerja
Amir	01
Budi	02
Iwan	02
Joko	01

dengan

Data Unit Kerja
Kode Unit Kerja	Nama Unit Kerja	Nomor Telepon
01	Kepegawaian	123456789
02	Keuangan	234523452

Dalam penerapannya, tabel Unit Kerja hanya diisikan sekali saja untuk tiap-tiap Unit Kerja yang ada untuk kemudian dirujuk oleh tabel Pegawai. Dengan cara seperti ini resiko kesalahan pengisian pada model spreadsheet bisa dihilangkan dan memudahkan perubahan data (pada tabel Unit Kerja, perubahan tidak dilakukan per baris seperti dalam spreadsheet, namun cukup merubah data pada tabel Unit Kerja).

Namun penggunaan spreadsheet bisa jadi lebih dipilih apabila:

1. ingin melakukan penghitungan angka-angka dan operasi matematik secara otomatis
2. ingin membuat daftar sederhana
3. ingin membuat grafik dengan mudah.

Akhirnya, pilihan penggunaan spreadsheet ataupun database bergantung kepada jenis data yang ingin disimpan dan tujuan/output yang ingin diperoleh.

Bacaan lanjutan:

1. http://www.smallbusinesscomputing.com/biztools/article.php/3374941/Database-Basics-Part-2--Spreadsheets-and-Databases.htm
2. http://www.ehow.com/facts_5164254_spreadsheets-vs-databases.html